Nosotros, DATOS MAESTROS™, sociedad comercial inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, con NIT: 901.312.486-3, en estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, modificada parcialmente por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada, por distintos medios físicos o electrónicos, a todos los titulares (empleados activos, retirados, clientes, proveedores, contratistas, entre otros) de los datos recolectados, quienes a su vez tendrán el derecho de conocerlos, actualizarlos, incluir nuevos datos rectificarlos, suprimirlos y autorizar su tratamiento, de conformidad con el artículo primero de la precitada ley y a la providencia de la Corte Constitucional C-748 de 2011.
1. Identificación del responsable del tratamiento:
2. Marco Legal:
Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013. Corte Constitucional, sentencia C- 748- 2011.
3. Ámbito de Aplicación:
La presente política será aplicable a los datos personales y sensibles registrados en cualquier base de datos de LA EMPRESA cuyo titular sea una persona natural, llámese esta cliente, empleado activo o retirado, contratista, etc.
4. Definiciones:
Para los efectos de la presente política, y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012.
5.Principios:
Para efectos de garantizar la protección de datos personales y sensibles, LA EMPRESA aplicará de manera sistemática y continua los siguientes principios contenidos en el artículo 4 de la ley 1582 de 2012.
6. Derechos del Titular de la Información:
De acuerdo a lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los mismos:
a. Acceder, conocer, actualizar, suprimir, autorizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
c. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud escrita a esta, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LA EMPRESA (Requisito deprocedibilidad. Artículo 16 ley 1581 de 2012).
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
PARÁGRAFO PRIMERO: Información que usted proporciona voluntariamente
Usted nos proporciona voluntariamente información directamente cuando utiliza nuestros productos o servicios. Esto puede incluir la información que nos proporciona cuando se registra para una cuenta, rellena un formulario en nuestro sitio web, crea o edita su perfil de usuario, se comunica con nosotros por teléfono, correo electrónico o de otro modo, se suscribe a nuestras listas de correo, boletines u otras formas de comunicación de marketing, responde a una encuesta, participa en una promoción o utiliza alguna otra característica de nuestros productos o servicios. Si decide no proporcionar información personal, es posible que no podamos ofrecerle nuestros productos o servicios, o responder a sus solicitudes.
En la siguiente tabla hemos descrito los tipos de información que le pedimos que nos proporcione y las razones por las que se la pedimos. Si le pedimos que proporcione cualquier otra información personal no descrita en la tabla siguiente, la información personal que le pediremos que proporcione, y las razones por las que le pedimos que la proporcione, se le aclararán en el momento en que recojamos su información personal.
¿Porqué la recolectamos?
6.1. Legitimación para el ejercicio de los anteriores derechos:
Están legitimados para ejercer los anteriores derechos:
a. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA EMPRESA.
b. Los herederos del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación autenticada de la representación o apoderamiento.
d. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
7. Deberes de la empresa como responsable y encargada del tratamiento de losdatos personales:
LA EMPRESA reconoce la titularidad que las personas tienen sobre sus datos personales y que, por ende, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos.
Por lo tanto, LA EMPRESA utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, LA EMPRESA tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de información personal en bases de datos.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales, sensibles y los que versen sobre información de menores de edad.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección, y los derechos que le tienen después de la autorización otorgada, y cuáles datos son considerados como sensibles.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al titular.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k. Informar, previa solicitud escrita del titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos (SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de esta información.
p. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con el dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
8. Autorización y consentimiento del titular
LA EMPRESA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales y sensibles para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
PARÁGRAFO PRIMERO: No recogemos conscientemente información personal de niños menores de 16 años. Si tiene conocimiento de que su hijo nos ha proporcionado información personal sin su consentimiento, póngase en contacto con nosotros a través de los datos que figuran a continuación para que podamos tomar medidas para eliminar dicha información y cancelar cualquier cuenta que su hijo haya creado con nosotros. Para el tema de recopilación de datos personales de menores de edad, nos ceñimos estrictamente a lo reglado en el Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
8.1. Manifestación de la autorización:
La autorización a LA EMPRESA para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
a. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA EMPRESA.
b. Los herederos del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
8.2. Medios para otorgar la autorización:
Según el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA obtendrá la autorización mediante diferentes medios (documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos).
Datos Maestros™ también puede adquirir su información personal en el curso de fusiones y adquisiciones de otra empresa o negocio.
8.3. Prueba de la autorización:
Según el artículo 8 del decreto arriba citado, LA EMPRESA conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad. A su turno, adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma, fecha y en la forma como esta se obtuvo.
8.4. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:
Según el artículo 9 del decreto arriba citado, los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada a LA EMPRESA para el tratamiento de sus datos personales, o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto LA EMPRESA deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y, por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, LA EMPRESA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
9. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales:
El tratamiento de los datos personales de empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual LA EMPRESA tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento del objeto social.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
a. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por LA EMPRESA.
b. Desarrollar la misión de LA EMPRESA conforme a sus estatutos.
c. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
d. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
e. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LA EMPRESA.
f. Desarrollar programas conforme a sus estatutos.
g. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
PARÁGRAFO ÚNICO: ¿Con quién comparte DatosMaestros™ los datos personales recolectados? DatosMaestros™ puede compartir su información personal con las siguientes categorías de destinatarios:
a. Socios y agentes
b. Venta de activos
10. Aviso de privacidad:
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales y sensibles. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de LA EMPRESA y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
11. Garantías del derecho al acceso
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, LA EMPRESA pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, los respectivos datos personales y sensibles a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
12. Procedimientos para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y suspención de datos:
a. Consultas: Los titulares o sus herederos podrán consultar la información personal del titular que repose en LA EMPRESA, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
b. Reclamos: El Titular o sus herederos que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, autorización, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
c. Petición de actualización y/o rectificación: LA EMPRESA rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
d. Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LA EMPRESA su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia LA EMPRESA podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
13. Seguridad de la información y medidas de seguridad:
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
14. Utilización y transferencia de datos personales e información personal por parte de la empresa:
En cumplimiento del objeto social de LA EMPRESA, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con LA EMPRESA.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, LA EMPRESA tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con LA EMPRESA y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe LA EMPRESA, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
LA EMPRESA, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
15. Información de contacto:
En caso de alguna duda o comentario en torno a la presente política, podrá ser efectuada a los siguientes datos de contacto:
16. Actualizaciones de este aviso de privacidad:
La presente política de privacidad estará sujeta a cambios en caso que aparezcan nuevas leyes o jurisprudencia que derogue, modifique o amplíe el marco legal colombiano atinente a la protección de datos personales y sensibles; o bien cuando aparezcan cambios técnicos o comerciales. De ser este el caso, daremos aviso de las novedades por medio de nuestra página web donde dice “última actualización” en declaración de privacidad.
Usted, podrá comprobar cuándo se actualizó por última vez esta declaración de privacidad con la fecha de «última actualización» que aparece en la parte superior de esta declaración.
17. Vigencia:
La presente política rige a partir del 14 del mes de Agosto de 2019
