Somos Datos Maestros SAS, una empresa líder especializada en soluciones de gobierno de datos. Nuestra misión es apoyar a las empresas en la implementación y sostenibilidad de sus iniciativas de gobierno de datos para lograr el éxito continuo.Con más de 15 años de experiencia en ayudar exitosamente a grandes organizaciones con el gobierno de datos, hemos desarrollado una metodología única para garantizar una implementación efectiva.
En este informe, compartiremos los errores comunes que hemos observado en las implementaciones de gobierno de datos y proporcionaremos ideas valiosas para ayudarte a evitar estos obstáculos desde el principio.Como equipo, nos comprometemos a simplificar el gobierno de datos y mantener el enfoque en los objetivos de tu negocio. Antes de adentrarnos en los detalles, queremos asegurarnos de compartir una comprensión clara de lo
Que significa el gobierno de datos.
El término “Gobierno de Datos” se utiliza ampliamente pero a menudo se malinterpreta, lo que provoca confusión en diversos contextos.Para decirlo simplemente, el gobierno de datos consiste en gestionar proactivamente tus datos para apoyar eficazmente tu negocio.
En Datos Maestros™, creemos que obtener los beneficios del gobierno de datos no requiere controlar cada dato de manera minuciosa. Más bien, se trata de cómo tu empresa gestiona los datos y aplica niveles adecuados de control según su uso previsto.Ahora que hemos acordado una definición de gobierno de datos, aclaremos lo que NO es:
El gobierno de datos no es sinónimo de protección de datos, privacidad de datos o seguridad de datos, aunque estos son aspectos importantes de la gestión de datos
No se limita únicamente a la retención de datos, que es una disciplina separada en la gestión de datos
Es diferente de la gestión de registros, que se enfoca principalmente en registros en papel
No se trata de una vigilancia invasiva; estamos aquí para empoderar a tu organización, no para controlarla
Esperamos que las ideas compartidas en esta guía te guíen hacia una implementación exitosa del gobierno de datos. Para aquellos que enfrentan desafíos con iniciativas de gobierno de datos existentes, buscamos ofrecer una solución. Comencemos juntos este viaje, optimizando tus prácticas de gestión de datos para un éxito duradero.
Error #1 – No abordar el cambio cultural
El error más grande que he visto es que las organizaciones no abordan el cambio cultural como parte de sus iniciativas de gobierno de datos. Este error es, con mucho, el más grande y común que observo, y puede llevar finalmente al completo fracaso de una iniciativa de gobierno de datos.
Es por eso que, si no lees los otros nueve errores en esta lista, definitivamente debes prestar atención a este.
He presenciado situaciones en las que las personas han diseñado un marco realmente excelente que es ideal para su organización, pero no ha tenido éxito porque no se ha implementado adecuadamente debido a que no abordaron el aspecto del cambio cultural.
Consecuencias
El resultado es que los usuarios comerciales y las partes interesadas sienten que el gobierno de datos se está haciendo en contra de ellos y definitivamente no para ellos o con ellos, como debería ser. En este escenario, tienden a hacer lo mínimo posible de lo que se les pide, o incluso nada en absoluto, si pueden evitarlo.
Simplemente, no se puede empezar a gestionar tus datos como un activo y darse cuenta de su valor si no abordas ese cambio cultural. Necesitas involucrar a las personas y llevarlas contigo en el viaje.
¿Cómo evitarlo?
Lo primero y más sencillo es aplicar algunas técnicas sólidas de gestión del cambio y, si no estás familiarizado con ellas, seguramente haya personas en tu organización que lo estén. Pero en resumen, se trata de mucha comunicación de alta calidad con todas las partes interesadas del negocio.
Esto implicará diferentes comunicaciones para los distintos grupos de interesados sobre su papel en la implementación del gobierno de datos, y asegurarse de que haya una buena capacitación para todos en tu marco de gobierno de datos que tengan un rol que desempeñar, como los propietarios o responsables de datos.
Es realmente importante llevar a estas personas en el viaje contigo, porque si no abordas el cambio cultural, tu iniciativa de gobierno de datos nunca entregará los beneficios que esperabas.
Error #2 – Iniciativa liderada por el departamento de IT.
Uno de los errores más comunes es que las organizaciones dejan el liderazgo de sus iniciativas de gobierno de datos en manos del departamento de IT.Aunque esta decisión se toma con buenas intenciones, puede llevar al fracaso completo de la iniciativa de gobierno de datos.
Es por eso que, si no lees los próximos nueve errores de esta lista, debes prestar especial atención a este.En ocasiones, he visto situaciones en las que se ha diseñado un marco de trabajo excelente y adecuado para la organización, pero no se ha implementado adecuadamente debido a que se ignoró el aspecto del cambio cultural necesario.
Consecuencias
El problema de dejar que el departamento de IT lidere la iniciativa es que los usuarios de negocios y las partes interesadas sienten que el gobierno de datos se les impone en lugar de ser algo hecho para ellos o con ellos, como debería ser.En esta situación, es común que hagan lo mínimo posible de lo que se les pide, o incluso nada en absoluto, si pueden evitarlo.
Sencillamente, no puedes empezar a gestionar tus datos como un activo y comprender su valor si no abordas el cambio cultural necesario.Es crucial involucrar a las personas y llevarlas contigo en este proceso.
¿Cómo evitarlo?
La solución más sencilla y efectiva es aplicar técnicas sólidas de gestión del cambio. Si no estás familiarizado con ellas, seguramente en tu organización haya personas capacitadas en este tema. La clave es realizar una comunicación de calidad con todas las partes interesadas del negocio.
Cada grupo de interesados requerirá comunicaciones específicas sobre su rol en la implementación del gobierno de datos, y es fundamental proporcionar una buena capacitación a todos los involucrados en el marco de trabajo del gobierno de datos, como propietarios de datos o administradores de datos.
Es realmente importante llevar a estas personas contigo en este proceso, porque si no abordas el cambio cultural, tu iniciativa de gobierno de datos nunca entregará los beneficios que esperas obtener.
Error #3 – Desconocer la madurez de la organización
Otro error es no comprender la madurez de la organización en términos de gestión de datos y, más específicamente, del gobierno de datos.
Es crucial hacerse la pregunta fundamental: ¿estamos listos para implementar el gobierno de datos?
En ocasiones, las organizaciones simplemente no están preparadas para llevar a cabo una iniciativa de gobierno de datos. Incluso si lo están, es posible que aún no tengan el nivel de madurez suficiente para avanzar hacia su objetivo de manera efectiva. Lo cierto es que, sin una comprensión adecuada de los datos y su gestión, una iniciativa de gobierno de datos a gran escala está destinada al fracaso, ya que la comunicación y la educación necesarias serán confusas o ignoradas.
Consecuencias
Es fundamental conocer el punto de partida para planificar la estrategia adecuada. Si no se comprende la madurez en términos de gobierno de datos, existe el riesgo de intentar implementar algo que la organización no está preparada para abordar o que no es necesario. Cuando la claridad sobre la madurez en relación al gobierno de datos es escasa, la comunicación se ve afectada negativamente. Las comunicaciones relacionadas con la iniciativa deben llegar al público correcto en el momento oportuno.
Si la madurez no está clara, será difícil transmitir un mensaje efectivo y se corre el riesgo de recibir reacciones negativas de quienes son fundamentales para el éxito del proyecto.
¿Cómo evitarlo?
El primer paso: es evaluar adecuadamente el nivel actual de madurez en términos de gobierno de datos. Afortunadamente, hay recursos disponibles para llevar a cabo esta evaluación sin incurrir en costos significativos.
El segundo paso: es importante tener una visión clara de lo que se pretende lograr con el gobierno de datos.
Al tener objetivos claros, será más sencillo determinar qué deben escuchar los interesados para que adopten positivamente el gobierno de datos. Una vez definido el propósito de la iniciativa, incluyendo cómo beneficiará a los interesados, se recomienda crear un documento de estrategia.
Esto permitirá que todos los involucrados comprendan claramente los objetivos y cómo impactará positivamente en sus respectivas áreas dentro de la organización, lo cual seguramente generará un mayor interés en las comunicaciones.
Error #4 – Tratando el gobierno de datos como proyecto
Aunque es esencial obtener la participación de los interesados para lograr una exitosa implementación del gobierno de datos y su apoyo, no es algo que pueda reducirse a una simple lista de tareas.
Una vez que se logra el respaldo de los interesados, surge un desafío aún mayor: cambiar actitudes, comportamientos e incluso la cultura relacionada con la gestión de datos. Es evidente que esto requiere un enfoque mucho más sofisticado que el que se emplearía en la gestión de proyectos convencionales.
Consecuencias
Cuando el gobierno de datos se lidera como un proyecto, puede dar la impresión de que se están logrando avances a medida que se completan las tareas. Sin embargo, en realidad, no habrá cambios significativos hasta que las personas cambien. Para modificar comportamientos, actitudes y cultura, es fundamental ganar el apoyo emocional y mental de los involucrados. Este aspecto a menudo se pasa por alto cuando se mide el éxito del proyecto solo por la cantidad de entregables marcados en una lista.
Sin el respaldo adecuado de los interesados, será difícil integrar el marco de gobierno de datos de manera que se convierta en una práctica habitual dentro del negocio. De esta manera, la organización podría volver a sus viejas prácticas de gestión de datos.
En resumen, toda la iniciativa de gobierno de datos podría convertirse en una pérdida de tiempo y dinero, y los intentos futuros de reintroducir el gobierno de datos serán resistidos por los interesados, quienes lo considerarán una pérdida de esfuerzo.
¿Cómo evitarlo?
La clave está en implementar el gobierno de datos como un programa de cambio con diferentes enfoques. Algunos abordarán las tareas más técnicas, mientras que otros se centrarán en los aspectos relacionados con el comportamiento humano. Esto requerirá un equipo con diversas habilidades. Por ejemplo, un facilitador competente, que podría ser contratado externamente, ayudaría en las sesiones de trabajo.Además, se necesitarán capacitadores en habilidades blandas, expertos en comunicación e influencia, entre otros.
Es poco probable que todas estas habilidades se encuentren en una sola persona. También será crucial contar con un líder que pueda coordinar eficazmente todas estas áreas, el programa de cambio debe trazar la transición desde la situación actual hasta la integración completa del gobierno de datos en las operaciones habituales del negocio.
Además, es fundamental aplicar las mejores prácticas en cuanto a la gestión del cambio organizacional y establecer un plazo realista para su implementación. En última instancia, no subestime la importancia de las habilidades blandas al implementar el gobierno de datos, ya que la comunicación y la influencia juegan un papel vital en el éxito del marco de gobierno de datos.
Error #5 – Falta de alineación con la Estrategia
Este error consiste en no alinear adecuadamente la iniciativa de gobierno de datos con la estrategia general de la organización, especialmente cuando el negocio no está completamente comprometido con ello.
Los objetivos estratégicos corporativos impulsan la gestión diaria del negocio. Si los interesados no ven cómo el gobierno de datos apoya estos objetivos, obtener su apoyo y promover un cambio cultural se vuelve complicado.
Consecuencias
Si no se demuestra cómo la iniciativa contribuye a los objetivos estratégicos de la organización, es probable que los interesados la consideren una pérdida de tiempo. Podrían buscar cancelarla o relegarla a un segundo plano, centrándose en temas que consideran cruciales para alcanzar sus objetivos estratégicos.
Esta resistencia y la percepción de falta de valor pueden llevar a recortes en la financiación, una lección que aprendí en mis primeros días de implementación del gobierno de datos.
¿Cómo Evitarlo?
Para evitar este error, es fundamental articular claramente cómo la iniciativa de gobierno de datos se alinea y respalda los objetivos estratégicos de la organización. Esto garantiza el apoyo continuo y la financiación para la iniciativa.
Comunica de manera clara el cambio empresarial esperado y cómo se alinea con los objetivos departamentales, junto con el esfuerzo requerido. Comprender el nivel de madurez de gobierno de datos de tu organización te ayudará a establecer expectativas realistas y planificar tu camino, con hitos para medir el progreso.
Error #6 – Falta de comprensión del panorama de datos
Es fundamental tener una comprensión general de cómo se almacenan y gestionan los datos dentro de tu organización. No es necesario que sea extremadamente detallada, pero comenzar con una comprensión amplia te permitirá agregar más detalles cuando sea necesario.
Si no lo haces, siempre estarás tratando de abordar los síntomas de la falta de gobierno de datos en lugar de llegar a las causas fundamentales de los problemas de datos.
Consecuencias
Si no comprendes las relaciones entre los datos y los sistemas, incluso si se realizan cambios en los sistemas por las razones adecuadas, pueden tener un impacto negativo. Estarás tratando los síntomas en lugar de abordar la causa raíz de los problemas de datos. También habrá consecuencias en cascada cuando realices cambios pequeños en un área específica, ya que nadie entenderá para qué se utiliza y cómo se usa el dato, lo que puede llevar a repercusiones inesperadas.
Esto puede dañar la reputación de tu iniciativa de gobierno de datos.
¿Cómo Evitarlo?
La forma obvia de evitar este error es definir tu panorama de datos antes de comenzar. Puedes implementarlo en fases, comenzando con una visión general de alto nivel del panorama de datos de tu organización. También es recomendable realizar algún tipo de análisis de impacto antes de realizar cambios.
Recuerda que implementar un marco de gobierno de datos es un proceso demasiado significativo para abordar de una vez, y es demasiado extenso para que puedas entender todo desde el principio. La clave es identificar ciertas fases, priorizarlas y profundizar en ellas a medida que avanzas en el proceso.
Si comienzas definiendo los niveles conceptuales más altos y luego desglosas los detalles, podrás trabajar en los aspectos importantes en lugar de intentar documentarlo todo de una vez. A veces, la documentación no es necesaria, lo que te ahorrará tiempo valioso.
Te recomiendo encarecidamente que consideres utilizar modelos de datos conceptuales, tanto para documentar tu panorama de datos como para comunicar y promover el gobierno de datos dentro de tu empresa.
Error #7 – Falta de incorporación del marco de gobierno de datos
Otro error común que veo con frecuencia es la falta de incorporación del marco de gobierno de datos. Esto está relacionado con el error #3 de gestionar el gobierno de datos como un proyecto.
A menos que integres eficazmente tu marco de gobierno de datos en tu organización, cualquier beneficio será de corta duración. Si el marco de gobierno de datos no se convierte en parte integral de tu negocio, la empresa volverá lentamente a sus viejas formas de comportamiento.
Consecuencias
Si el marco de gobierno de datos no está incorporado en tu organización, es poco probable que logres un cambio a largo plazo en la forma en que las personas gestionan sus datos. Si bien es posible que obtengas algunas victorias rápidas, sin el marco de gobierno de datos que respalde el cambio, puede que necesites muchos intentos para que el cambio se mantenga.
Las organizaciones suelen realizar múltiples intentos para incorporar el marco de datos en su organización, lo que no solo es molesto para los interesados, sino que también obstaculiza el éxito. A medida que realizas más intentos, se vuelve más difícil lograr la cooperación de los interesados, ya que comenzarán a asumir que la iniciativa es simplemente una pérdida de tiempo.
¿Cómo Evitarlo?
Los roles y responsabilidades son una parte clave de tu marco de gobierno de datos. Si nadie se hace responsable de incorporar el marco, ¡es probable que nadie lo haga! Asegúrate de que los roles y responsabilidades estén definidos correctamente y de que has encontrado personas adecuadas para cada uno de estos roles. No tiene sentido definir roles y responsabilidades y luego buscar personas para ocupar esos roles si en realidad no les explicas lo que quieres que hagan y cómo deben hacerlo.
Suena muy obvio, pero asegúrate de documentar tus procesos y proporcionar instrucciones adecuadas para que todos sepan qué deben hacer. La implementación es la parte más difícil de cualquier iniciativa de gobierno de datos. Es relativamente fácil sentarse y documentar tu marco, redactar tus roles y responsabilidades, y crear bonitos mapas de procesos.
Sin embargo, realmente necesitas salir y hacer que suceda. Aquí es donde generalmente las iniciativas de gobierno de datos encuentran los problemas reales. También es probable que necesites el apoyo central para asegurarte de que tu marco de gobierno de datos funcione. Esto puede asignarse a una persona a la que puedes referirte como el gerente de gobierno de datos, o tal vez incluso a un equipo completo.
Error #8 – Enfoque Integral
Permíteme reconocer que he cometido este error en el pasado y todavía recuerdo las lecciones aprendidas. El enfoque integral hace referencia a intentar implementar todas las facetas de un marco de gobierno de datos de una sola vez.
Imagina cómo se sentirían los usuarios empresariales si todos los aspectos de su trabajo cambiaran drásticamente al mismo tiempo. Es comprensible que esto genere incomodidad y estrés. Este método rara vez lleva al éxito a largo plazo.
Consecuencias
Al intentar el enfoque integral, es probable que te encuentres con desafíos para comenzar debido a su magnitud. Además, los usuarios empresariales estarán tan ocupados con sus tareas diarias que agregar una gran cantidad de nuevas tareas solo causará resistencia y falta de compromiso. Como resultado, será difícil que las personas asignen tiempo y energía para comenzar con el marco de gobierno de datos.
Este enfoque puede convertir el gobierno de datos en un proyecto abrumador que requiere una gran cantidad de recursos y tiempo. Al presentarlo como algo intimidante, corremos el riesgo de no obtener los recursos y el apoyo necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos.
El gobierno de datos no debe ser implementado solo porque alguien sugiere que es una buena idea; su objetivo es ayudar a la organización a lograr sus objetivos estratégicos.
¿Cómo Evitarlo?
Para evitar este error, es fundamental adoptar un enfoque más estructurado en la implementación. Retrocede y sigue un enfoque metódico para determinar por qué estás implementando el gobierno de datos y qué quieres lograr con él.
Luego, intenta implementar el marco de manera progresiva y ordenada. No subestimes el tiempo y el esfuerzo que llevará este proceso.
Al articular claramente tu estrategia de gobierno de datos y alinearla con los objetivos de la organización, estarás en una mejor posición para definir fases específicas, relacionadas con las prioridades de la organización.
Error #9 – Enfoque Meramente de Cumplimiento
Si la presión para implementar el gobierno de datos proviene de un organismo regulador, es muy tentador para las organizaciones satisfacer lo mínimo necesario para cumplir con las exigencias y mantener contento al regulador.
Sin embargo, este es un gran error, ya que a largo plazo, estas organizaciones terminan realizando más trabajo del que habrían hecho si hubieran implementado correctamente el gobierno de datos desde el principio. Además, se pierden todos los beneficios comerciales que provienen de mejorar las prácticas de gestión de datos.
Las Consecuencias
El enfoque meramente de cumplimiento en el gobierno de datos se enfoca normalmente en tareas y pasa por alto por completo a las personas involucradas. Se emite una lista de verificación de tareas que deben completarse y se amenaza con consecuencias si no se realizan.
Como resultado, las personas solo cumplen con lo mínimo porque deben hacerlo, sin ver un beneficio real en su trabajo diario.
Como consecuencia, será difícil integrar tu marco de gobierno de datos en tu organización y siempre estarás persiguiendo a las personas para asegurarte de que cumplan con las regulaciones. Los organismos reguladores son conocidos por cambiar constantemente las reglas del juego, por lo que si no has incorporado el gobierno de datos en tu organización, cada vez que cambien las regulaciones y actualicen la lista de verificación, es probable que tengas que empezar desde cero, implementando la nueva lista de tareas.
¿Cómo Evitarlo?
Desde el principio, considera el requisito regulatorio como un impulsor, pero no limites el alcance de la iniciativa a cumplir con el mínimo necesario. Piensa en cómo puedes cumplir con la regulación y obtener algunos beneficios comerciales también.
Si adoptas el principio del buen gobierno de datos, deberías poder cumplir con cualquier cosa que se les ocurra, y se convertirá en un subproducto de lo que ya estás haciendo. En el peor de los casos, tendrás que hacer ajustes menores en lugar de empezar desde cero.
Establece el marco básico de gobierno de datos y presenta el alcance a todos los propietarios de datos al mismo tiempo.
Esto no se limita solo a los propietarios de datos que deben cumplir con la regulación; comienza involucrando a toda la organización en la iniciativa de gobierno de datos. Acostúmbralos a la idea y enfatiza los beneficios comerciales que pueden esperar si adoptan el cambio.
Error #10 – Sobrestimar el Papel de las Herramientas
En ocasiones, algunas personas tienden a sobrestimar el impacto que las herramientas pueden tener en la implementación del gobierno de datos.
Es cierto que existen en el mercado herramientas que pueden ser de gran ayuda en este proceso, facilitando la gestión y el respaldo del gobierno de datos, pero es un error considerar que una herramienta por sí sola resolverá todos los desafíos.
Consecuencias
Cuando toda la atención se enfoca exclusivamente en la herramienta, se corre el riesgo de descuidar aspectos cruciales como la participación activa de las partes interesadas y la gestión del cambio.
Esto puede llevar a que la iniciativa no logre involucrar plenamente al negocio, ya que las personas podrían pensar que la herramienta hará todo el trabajo y que no necesitan estar comprometidas con el proceso.
Es fundamental comprender que una herramienta es solo una parte de la solución y que su efectividad depende en gran medida de la participación y compromiso de las personas involucradas.
¿Cómo Evitarlo?
Para evitar este error, es esencial adoptar un enfoque equilibrado. Antes de seleccionar una herramienta, es importante tener una comprensión clara de los objetivos y desafíos del gobierno de datos en tu organización.
Elabora un marco de gobierno de datos sólido y comunica su propósito y beneficios a todas las partes interesadas. Involucra a las personas clave desde el inicio y asegúrate de que comprendan su papel en el proceso. Luego, evalúa las herramientas disponibles en el mercado y selecciona aquella que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de tu organización.
Una herramienta adecuada puede ser un valioso aliado para facilitar y agilizar el proceso, pero es la combinación de la herramienta con la participación activa de las personas lo que realmente llevará al éxito del gobierno de datos.
En resumen, no desestimes el valor de las herramientas, pero tampoco las sobrevalores.
Reconoce su potencial y úsalas como un medio para mejorar tus prácticas de gobierno de datos, siempre manteniendo en mente que el éxito depende en última instancia de la colaboración y compromiso de las personas involucradas.
¿Cuales son los próximos pasos en tu jornada de Gobierno de Datos?
