Ayude a su equipo TI en el proceso de limpieza de datos
¿La calidad de sus datos va en deterioro, sabe lo que debe hacer, pero tiene diversas limitantes? Bases de datos heredados sin centralizar, reconocer que la inversión de tiempo es considerable, no saber por dónde empezar, no tener un plan o una herramienta para realizar este proyecto; esta guía le indicará cómo hacer una limpieza de datos exitosa.
El primer paso es establecer cu á les son los problemas con sus datos, estos tienen un ciclo de vida, y permitir que estos se mantengan vigentes es posible mediante los procesos de limpieza ya que le ayudarán eficientemente sus acciones de marketing y del CRM, ya que estos son determinantes en el éxito de campañas, acciones comerciales y el servicio al cliente.
Pensar que los datos se pueden deteriorar y perder a su vez su valor, todo eso como resultados de trabajar con una base de datos de baja calidad, es ahí donde la limpieza de su base de datos de clientes, y más específicamente un proceso para realizar con regularidad, es una decisión importante una prefecta estrategia de gestión de la calidad de los datos.
Elementos que indican la mala calidad de datos:
- Duplicados: Esto sucede cuando un registro (cliente, contacto o producto) se encuentra varias veces (o al menos dos) en una base de datos. Las razones por las cuales hay duplicados, aquí podrá ver algunas razones posibles s intácticas que son tipo ortográficas, que están relacionadas con errores humanos en la digitación de los datos, fonéticos o con la falta de estandarización (Nombre completo, Nombre-Apellido, Primer Nombre-Apellido, etc.) Existe además la posibilidad de que cada servicio o fuente utilice un identificador propio, por ejemplo, para atención al cliente es el número de cuenta, para marketing es el correo electrónico. La falta de un identificador común y único dificulta la conciliación de los datos. La posibilidad de que una persona indique múltiples opciones para un mismo campo, cuando este sea requerido por las distintas fuentes de recogida de datos. Por ejemplo, el correo electrónico A para rellenar el formulario web y dar el correo electrónico B al servicio de atención al cliente. Si este atributo es la clave de conciliación, se crean duplicados. Por lo tanto, identifique el contacto de origen (los datos de referencia) y fusione los datos, teniendo precaución al no fusionar incorrectamente contactos separados.
- Datos incorrectos: Es importante identificar que los errores de introducción de datos son la razón principal de los datos erróneos. Además, de la incompatibilidad de formatos o esquemas entre la fuente de recogida y la base de datos.
- Datos incompletos o vacíos: Las bases de datos contienen regularmente campos vacíos , como el queso suizo y sus agujeros característicos una porción significativa de su totalidad.
- Datos no estándar: Datos como edad, carga, código postal, entre otros, requiere que su información este dada bajo un lenguaje técnico que debe ser igual para todo registro, los datos deben estar correctamente estandarizados y centralizados, ya que la pluralidad de fuentes de recogida de la información es la causa principal de los datos no estándar.
- Datos obsoletos: Como se ha visto anteriormente los datos poseen un ciclo de vida, en determinado tiempo 1 estos datos serán veraces, pero para otro tiempo 2 se definirán en falsos, las personas crecen y cambian su ID, de dirección, de teléfono, de trabajo, etc. Podría decirse que los datos son perecederos, pero como todo hay excepciones a la regla como: nombre, título, etc.
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¿Cómo realizar la limpieza de datos?
Aquí podrá ver algunos consejos para limpiar sus datos con éxito. Lo primero en la lista es definir un plan de acción antes de buscar alguna herramienta/ solución . Antes de lanzarse en un proyecto de limpieza y llevar a cabo las etapas del plan de acción, identifique claramente los objetivos de su base de datos y sus casos de uso, estos le ayudarán como puntos de referencia a tomar decisiones. Establecer una clave única para identificar a los registros como: correo electrónico, número de cuenta de cliente, etc. Puede utilizar una clave creada en la combinación de varios campos, como correo electrónico + nombre.
N.º 1 – Involucrar a todos los usuarios de la base de datos
En áreas como: marketing, ventas, asuntos legales, contabilidad, servicio de atención al cliente; hacer participar a todas las personas que utilicen o utilizarán la base de datos, le permitirán:
- Concienciar a todos acerca de la calidad de los datos.
- Realimentación con respecto a las expectativas de quienes utilizan la base de datos diariamente, y así formular casos de uso.
- Identificar los campos necesarios o no, aquellos que existen en la base de datos actuales y no tienen utilidad.
N.º 2 – Crear una copia de la base de datos
Asegúrese de que puede volver atrás, las veces que sea necesario (bien sea por una decisión equivocada o si se presenta algún problema durante el proceso de limpieza), esta copia sirva como medida de seguridad.
N.º 3 – Repensar los campos
Eliminar los campos de datos que no tienen utilidad, para el caso de equipos como marketing, ventas y atención al cliente. Ya que no tiene ningún sentido mantener campos que no serán rellenados por los usuarios finales.
También puede agregar campos que tienen un verdadero valor agregado y le ayudan a alcanzar sus objetivos oa establecer nuevos casos de uso.
N.º 4 – Eliminar contactos inactivos
En su base de datos si tiene registros inactivos (por un período extendido) deben desear como contactos perdidos y, ser eliminados de la base de datos. Recuerde que una base de datos de calidad tiene un porcentaje mínimo de usuarios o registros inactivos, si es el caso que desea reactivarlos.
Utilice características como fecha de la última interacción (compra, contacto telefónico, visita a la web, etc.) para identificar a los inactivos.
N.º 5 – Tratar los datos erróneos
Corrija los datos erróneos lo antes posible, utilice una herramienta de calidad de datos (le presentaremos la mejor opción en un momento). Si no es posible actualizar este dato erróneo eliminado.
N.º 6 – Uso de la clave de conciliación
¿Ha decidido utilizar algún atributo como clave de identificación? Aplique esta clave a su base de datos para identificar y eliminar los duplicados, al definir una regla de priorización para definir, en los duplicados, qué datos conservar. En un caso especial, puede asignar prioridad a los datos de la fuente A sobre las de otras fuentes cuando haya un conflicto de datos, y al definir la regla de priorización, fusione los registros duplicados.
N.º 7 – Estandarizar los campos
Cuando hablamos de estandarizar indica que se debe garantizar que todos los datos de un mismo atributo tengan uniformidad (que estén normalizados). Por lo tanto, configure los parámetros correctos en sus herramientas/fuentes de recogida de datos (para que carguen los datos correctamente en la base de datos de datos) y escriba las reglas de denominación para los usuarios que introdujeron los datos manualmente.
N.º 8 – Enriquecer su base de clientes
Enriquezca su base de datos rellenando todos los campos vacíos, para esto recomendamos:
- Cree campañas de cuestionarios o formularios para obtener más información.
- Utilice los datos de otras fuentes y herramientas.
- Utilice herramientas de enriquecimiento de datos/proveedores de datos.
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